Tour ảo trường đại học: tham quan khuôn viên từ xa phục vụ tuyển sinh

Tour ảo trường đại học là gì và khác gì video giới thiệu?

Tour ảo trường đại học là một chuỗi ảnh panorama được nối với nhau bằng điểm chuyển cảnh. Người xem đứng “tại chỗ” trong ảnh, xoay 360 độ, rồi bấm vào điểm tiếp theo để đi tiếp. Công nghệ nền tảng là VR360, và đầu vào của nó là ảnh panorama chụp bằng máy ảnh 360 độ hoặc điện thoại.

Khác biệt lớn nhất so với video giới thiệu là quyền kiểm soát. Video đi theo lộ trình biên tập sẵn. Tour ảo để thí sinh tự quyết định xem phòng thí nghiệm hay ký túc xá trước. Hành vi chọn đó cũng cho nhà trường biết người xem quan tâm điều gì, nếu tour có gắn công cụ thống kê.

Tour ảo không thay thế buổi tham quan thực tế. Vai trò của nó là lọc bước đầu: thí sinh ở xa có đủ hình dung để đưa trường vào danh sách rút gọn, và buổi đến trường sau đó mang tính xác nhận hơn là khám phá.

Vì sao tuyển sinh đại học cần tour ảo?

Quyết định chọn trường đại học có nhiều người cùng tham gia: thí sinh, phụ huynh, đôi khi cả thầy cô. Mỗi người cần thấy thứ khác nhau. Thí sinh nhìn không khí học tập và đời sống sinh viên. Phụ huynh nhìn an ninh, ký túc xá, khoảng cách và điều kiện sinh hoạt. Một trang web chỉ có ảnh tĩnh và văn bản khó đáp ứng cả hai.

Có ba tình huống tour ảo phát huy rõ nhất:

• Thí sinh ở tỉnh khác hoặc ở nước ngoài. Việc đi lại tốn kém nên họ thường chỉ đến trường sau khi đã trúng tuyển. Tour ảo đưa trải nghiệm đó lên trước.
• Mùa tư vấn tuyển sinh. Cán bộ tư vấn có thể gửi một đường dẫn thay cho tệp ảnh nặng, hoặc mở tour trên màn hình lớn tại hội thảo hướng nghiệp.
• Cơ sở mới hoặc đang mở rộng. Khi giảng đường hay ký túc xá mới hoàn thành, nhà trường cập nhật tour thay vì chụp lại toàn bộ tư liệu truyền thông.

Điều cần tránh là coi tour ảo như một sản phẩm trưng bày cho đẹp. Tour chỉ có giá trị khi gắn với hành động tiếp theo: xem ngành học, đăng ký tư vấn, đặt lịch tham quan thật.

Những không gian nào nên đưa vào tour khuôn viên?

Một tour tuyển sinh không cần chụp mọi ngóc ngách. Nên chọn theo câu hỏi mà thí sinh và phụ huynh hay đặt ra, rồi xếp theo thứ tự họ sẽ đi khi đến trường thật.

Với mỗi nhóm, hai đến bốn điểm chụp thường đủ để người xem có cảm giác liền mạch. Nên ưu tiên những nơi thể hiện điểm khác biệt của trường: một phòng thí nghiệm đặc thù, một thư viện có kiến trúc riêng, một khu thực hành mà ngành mũi nhọn sử dụng.

Danh sách các trường đang có tour ảo để tham khảo cách tổ chức nằm ở bài trường đại học có tour ảo 360.

Nhà trường cần chuẩn bị gì trước buổi chụp?

Đây là phần các trang giới thiệu dịch vụ thường lướt qua, nhưng lại quyết định chất lượng ảnh. Ảnh panorama ghi lại mọi thứ xung quanh máy, nên không có góc nào để “né” như ảnh thường.

Dọn không gian. Cất vật dụng tạm, biển quảng cáo cũ, xe đỗ sai vị trí. Lau sạch bảng, sàn, kính. Những chi tiết nhỏ này lộ rõ khi người xem phóng to.

Chọn khung giờ vắng người. Sáng sớm hoặc cuối buổi chiều thường phù hợp với sân trường và hành lang. Nếu muốn có sinh viên trong ảnh để tạo không khí, hãy thống nhất trước với người được chụp và nhà trường về việc đăng tải hình ảnh. Phương án an toàn hơn là chụp không người.

Chọn ngày đủ ánh sáng. Điểm ngoài trời nên chụp khi trời quang hoặc ít mây, tránh nắng gắt tạo bóng đổ mạnh. Điểm trong nhà cần bật đèn đồng đều để tránh vùng tối.

Lập danh sách điểm chụp và thứ tự di chuyển. Vẽ sơ đồ khuôn viên, đánh số từng điểm, ghi chú điểm nào cần xin phép (phòng thí nghiệm, ký túc xá, khu vực nghiên cứu). Việc này giúp buổi chụp không bị lặp đường và tour sau này có thứ tự hợp lý.

Thống nhất người phụ trách nội dung. Mỗi điểm chụp nên có một đầu mối trả lời câu hỏi “ở đây là gì, học ngành nào”. Thông tin đó sẽ được đưa vào hotspot.

Về thiết bị, máy ảnh 360 độ chuyên nghiệp cho ảnh sắc nét hơn, còn điện thoại vẫn đủ để thử nghiệm một vài điểm, như hướng dẫn ở bài chụp ảnh 360 độ bằng điện thoại.

Dựng tour khuôn viên trên Panoee như thế nào?

Panoee là nền tảng phần mềm tạo tour ảo 360 trên trình duyệt, nên bộ phận truyền thông của trường có thể dựng và chỉnh tour mà không cần lập trình. Quy trình chi tiết nằm ở bài cách tạo tour ảo 360. Với một tour trường đại học, các bước chính là:

1. Tải ảnh lên. Đưa ảnh panorama tỉ lệ 2:1 (equirectangular) vào thư viện của dự án. Các thao tác quản lý tệp có trong tài liệu organize and upload media.
2. Đặt cảnh mở đầu. Chọn cổng trường hoặc sân trường làm Initial Scene để người xem bắt đầu từ hình ảnh nhận diện nhất.
3. Nối các điểm chụp. Đặt hotspot chuyển cảnh theo đúng sơ đồ đã lập.
4. Gắn thông tin. Thêm hotspot thông tin về ngành học, tiện ích, thủ tục tại từng khu vực.
5. Thiết lập hiển thị. Đặt tiêu đề, ảnh xem trước và mô tả để tour hiện đẹp khi chia sẻ, theo hướng dẫn thiết lập SEO metadata và ảnh xem trước.
6. Xuất bản và nhúng vào website. Lấy đường dẫn để chia sẻ hoặc nhúng tour vào trang tuyển sinh, xem thêm ở bài nhúng tour ảo vào website.

Để hình dung một tour hoàn chỉnh trông thế nào, đây là tour Canolfan Brailsford của Đại học Bangor. Tour ảo này được dựng trên nền tảng Panoee.

Với khuôn viên rộng, ảnh càng chi tiết càng giúp người xem phóng to đọc bảng hiệu hay quan sát thiết bị phòng thí nghiệm. Panoee hỗ trợ Multi-Resolution với panorama đến 32K cho những điểm cần độ nét cao.

Hotspot và Tour Guide biến tour thành công cụ tư vấn

Tour chỉ có ảnh sẽ nhanh chóng nhàm. Phần tạo khác biệt cho tour tuyển sinh là lớp thông tin đặt trên ảnh. Tổng quan các nhóm này có ở bài hotspot trong tour ảo, còn mỗi nhóm đóng vai trò gì trong tuyển sinh thì như sau.

Hotspot chuyển cảnh là xương sống, giúp đi từ cổng trường vào giảng đường rồi sang thư viện. Hotspot thông tin gắn tại từng điểm cho phép nhà trường đặt đoạn giới thiệu ngành học, thông số phòng thực hành hay quy định ký túc xá. Nhóm hotspot cơ bản dùng được ở gói Free, còn nhóm Media và Polygon yêu cầu gói Pro trở lên. Cách tạo hotspot cơ bản được mô tả trong tài liệu create hotspot basic.

Tour Guide giúp người xem không bị lạc, nhất là phụ huynh ít quen với tour ảo. Một lộ trình gợi ý “đi theo thứ tự này sẽ thấy trường trong 10 phút” thường dễ tiếp cận hơn một bản đồ trống.

Floorplan cho phép đặt sơ đồ mặt bằng để người xem biết mình đang đứng ở đâu trong khuôn viên và bấm nhảy đến khu vực khác. Tính năng này thuộc gói Pro trở lên, cùng với Custom Domain và Google Street View.

Ngoài ra, Multi-language virtual tour hữu ích khi trường nhận sinh viên quốc tế và cần phiên bản song ngữ cho cùng một tour.

CTA Zalo và đo hiệu quả: để tour dẫn đến hành động

Điểm hay bị bỏ quên là tour không có lối thoát. Người xem thích một khu ký túc xá nhưng không biết hỏi ai. Panoee cho phép đặt nút CTA ngay trong tour, trong đó có CTA Zalo native, rất phù hợp với thói quen liên hệ của phụ huynh và thí sinh Việt Nam. Cách thiết lập nằm ở tài liệu add and customize CTA buttons, và bối cảnh sử dụng được phân tích ở bài tour ảo 360 có nút Zalo.

Vị trí đặt nút nên gắn với nội dung: nút “Nhắn tư vấn ngành” ở giảng đường, nút “Hỏi về ký túc xá” ở khu nội trú, nút đặt lịch tham quan ở cổng trường.

Sau khi tour chạy, Tour Analytics cho biết số người xem riêng biệt, thời gian xem, nguồn truy cập và thiết bị. Số liệu này trả lời những câu mà bộ phận tuyển sinh thực sự cần: điểm chụp nào được xem nhiều nhất, người xem từ kênh nào đến, họ xem trên điện thoại hay máy tính. Cách đọc báo cáo được hướng dẫn ở tài liệu read built-in tour analytics và bài đo lường hiệu quả tour ảo. Vì phần lớn thí sinh xem bằng điện thoại, nên kiểm tra tour theo bài xem tour ảo trên điện thoại trước khi phát hành.

Chi phí và bảo trì: những khoản nhà trường cần tính

Các trang giới thiệu dịch vụ hiện nay hầu như chỉ để nút “nhận báo giá”, không nói rõ nhà trường sẽ chi vào những khoản nào. Dù chọn cách làm nào, chi phí của một tour trường đại học thường nằm ở bốn nhóm:

• Chụp ảnh: thiết bị và nhân sự nếu tự chụp, hoặc chi phí thuê chụp nếu giao cho đơn vị ngoài. Số điểm chụp và độ phân giải là hai biến số lớn nhất.
• Dựng và nhập nội dung: thời gian của bộ phận truyền thông để nối cảnh, viết thông tin hotspot và đặt CTA.
• Lưu trữ và vận hành: tour cần nơi lưu trữ và đường dẫn ổn định trong nhiều năm. Với Panoee, có thể dùng Panoee Hosting và nâng dung lượng khi tour mở rộng.
• Cập nhật: giảng đường mới, đổi tên khoa, đổi quy định ký túc xá. Nếu tự quản trị tour trên nền tảng, các thay đổi nhỏ không phải thuê lại từ đầu.

Khoản thứ ba và thứ tư thường bị đánh giá thấp lúc ký hợp đồng. Nên hỏi rõ đơn vị triển khai về chi phí duy trì sau năm đầu, và ai nắm quyền chỉnh sửa tour sau khi bàn giao.

Bảng chi phí chi tiết theo gói nằm ở bài chi phí làm tour ảo 360, còn nếu đang phân vân giữa hai hướng, bài nên tự làm hay thuê dịch vụ VR360 sẽ giúp cân nhắc.

So sánh các hướng triển khai tour ảo cho trường

Nhà trường thường gặp ba cách tiếp cận. Bảng dưới so sánh theo tiêu chí mà bộ phận tuyển sinh quan tâm.

Với mục tiêu tuyển sinh, tiêu chí quyết định thường là khả năng tự cập nhật. Một tour mà mỗi lần sửa đều phải gọi lại nhà cung cấp sẽ nhanh chóng lỗi thời. Hướng ảnh 360 trên phần mềm tự quản trị giải quyết đúng điểm này. Nếu muốn thuê đơn vị chụp và dựng, hãy yêu cầu đầu ra là tour chạy trên nền tảng mà trường vận hành được sau bàn giao. Tour đã dựng cũng có thể bảo vệ bằng mật khẩu khi cần dùng nội bộ, như bài bảo mật tour ảo bằng mật khẩu mô tả.

Muốn xem tính năng và gói đầy đủ, bạn có thể xem bài phần mềm tạo tour ảo 360 hoặc trang bảng giá Panoee.

Câu hỏi thường gặp